دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه (1399/09/25)؛ متن کامل، مواد و اصلاحات | مرکز قوانین گزیتا

دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه (1399/09/25)

مقدمه

معاونین محترم ‏/مدیران کل مستقل ستادی

مدیران کل تأمین اجتماعی استان

با سلام

در راستای تنقیح، تجمیع و تلخیص بخشنامه ها و دستورهای اداری، شفافسازی مقررات، تسهیل در ارائه خدمات و ارتقای امور، پاسخگویی متکی به فرآیندهای هوشمند و بهنگام، رضایتمندی ذینفعان، ایجاد وحدت رویه و همچنین بازنگری به عمل آمده در ضوابط مربوط به شناسایی، استخراج، بررسی و تایید سوابق پرداخت حق بیمه که در ارائه حمایت های مقرر در قانون تامین اجتماعی، تعهدات کوتاه مدت و بلند مدت و همچنین حمایت های برون سازمانی نقش بسزایی را ایفا می نماید توجه ادارات کل استانها و واحدهای تابعه را به رعایت و اجرای دقیق مفاد این بخشنامه جلب می نماید.

فصل اول: مبانی و تعاریف

1- سابقه پرداخت حق بیمه

سابقه پرداخت حق بیمه مدت زمانی است که براساس قانون تامین اجتماعی و یا سایر قوانین و مقررات مرتبط، حق بیمه آن پرداخت و یا به حکم قانون ایجاد و حق بیمه آن پرداخت شده تلقی می گردد و به صورت روز سابقه محاسبه و حسب مورد دارای مولفه های مختلف از جمله: هویت بیمه شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، نوع شغل، نوع سابقه، نرخ و وضعیت می باشد. (پیوست شماره 1)

تذکر:

اصطلاح "سابقه پرداخت حق بیمه "در این بخشنامه، به اختصار "سابقه " نامیده می شود.

2- مولفه های سابقه

به اجزا و عناصر مرتبط با سابقه پرداخت حق بیمه حسب مورد شامل هویت بیمه شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، شغل، نوع سابقه، نرخ، اطلاعات کارگاه و... مولفه های سابقه اطلاق میگردد.

3- هویت بیمه شده

شامل نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، کدملی، نام پدر و تاریخ تولد می باشد.

4- کارکرد

میزان سابقه بر حسب روز در بازه ‏/ مقطع زمانی معین.

5- دستمزد ماخذ کسرحق بیمه

وجوهی که بر اساس قوانین و مقررات، مبنای کسر حق بیمه قرار گرفته است.

6- نرخ حق بیمه

عبارت است از ضریبی از دستمزد ماخذ کسر حق بیمه که به حکم قوانین و مقررات مشخص گردیده و بر اساس آن مبلغ حق بیمه مشمولین تعیین و محاسبه می گردد.

7- نوع و ارزش تاثیر سابقه

مولفه ایست که بیانگر منشا قانونی ایجاد و فرآیند تولید سابقه بوده و معرف نوع بیمه، تاثیر در نحوه بهره برداری به صورت عادی و ارفاقی (ضریبی از صفر تا دو) می باشد.(پیوست شماره 1)

8- کارگاه

کارگاه محلی است که بیمه شده به دستور کارفرما یا نماینده او در آنجا کار میکند که در این بخشنامه مبین مکان کارکرد و تولید سابقه و ویژگی های بهره برداری از آن می باشد.

9- شغل

عبارت است از مجموعه ای از وظایف و فعالیت هایی که شخص به منظور کسب درآمد یا اخذ دستمزد انجام می دهد و دارای کد شغلی خاص می باشد.

10- وضعیت سابقه

وضعیت سابقه به دو نوع قطعی و غیرقطعی تقسیم بندی می گردد.

11- سابقه پرداخت حق بیمه قطعی

به سوابقی اطلاق می شود که حق بیمه مربوطه بر اساس ضوابط و مقررات پرداخت و یا پس از طی مراحل و مواعد قانونی، تعیین تکلیف شده و یا بدهی آن قطعیت یافته و مبنای ارائه تعهدات قانونی قرار گیرد.

12- سابقه پرداخت حق بیمه غیرقطعی

آن دسته از سوابق که حق بیمه آن پرداخت نشده یا بدهی مربوط به آن قطعی نگردیده و فرآیندهای وصول و پیگیری قانونی آن نهایی نگردیده و همچنین ایامی که بیمه شدگان صاحبان حرف و مشاغل آزاد، اختیاری و انواع بیمه های انفرادی و... حق بیمه آن را پیش پرداخت نموده اند (تا سپری شدن زمان مربوطه) جزء سوابق غیرقطعی محسوب میشود.

13- شماره بیمه دایم

شماره هشت رقمی پیوست های است که به بیمه شده اصلی اختصاص داده می شود و کلیه اطلاعات مربوط به مشخصات هویتی و سوابق آنان تحت شماره مذکور نگهداری می گردد.

14- شماره بیمه موقت

شماره هشت رقمی پیوستهای است که از زمان مکانیزاسیون واحدهای اجرایی (تاریخ مکانیزه شعب) به بیمه شدگان اصلی که در لیست های پرداخت حق بیمه یا گزارشات بازرسی، اطلاعات هویتی آنها ناقص بوده (فقدان کد ملی، شماره شناسنامه، نام پدر و...) تخصیص داده شده و معمولا با یک حرف الفبای انگلیسی شروع می شود .

15- سابقه فعال ‏‏‏/کارا

به سوابقی که قابلیت استفاده از آنها جهت بهره برداری و ارائه خدمات و تعهدات قانونی مختلف مهیا باشد، سابقه فعال‏‏‏/کارا اطلاق میشود.

16- سابقه غیرکارا

به سوابقی که قبلا مورد بهره برداری قرار گرفته و یا به دلایلی همچون انتقال به سایر صندوق ها، رای صادره از مراجع قضایی و ذیصلاح، انتقال پرونده مطالباتی و... قابلیت بهره برداری مجدد ندارد سوابق غیرکارا اطلاق می گردد.

17- شعبه بهره بردار سابقه

شعبه ای که نسبت به ارائه تعهدات و خدمات به استناد سوابق پرداخت حق بیمه اقدام می نماید.

18- شعبه نگهدارنده سند

شعبه ای که سند مولد سابقه در آن وجود دارد.

19- تلفیق سوابق خام بیمه شده

فرایند بررسی و محاسبه مجموع سوابق یک فرد با لحاظ مولفه های سابقه و رعایت تقویم زمانی که مجموع سوابق خام بیمه شده طی آن اعلام می گردد.

20- سیستم مولد سابقه

برنامه ای است که بر اساس قوانین و مقررات، اجرای آن منتج به تولید سابقه پرداخت حق بیمه می گردد.

21- سند مولد سابقه

سندی است که حسب مورد از سوی واحدهای مرتبط یا از طریق سیستم های مولد سابقه، ایجاد و در پایگاه سوابق نگهداری می گردد.

22- سابقه پرداخت حق بیمه با نرخ جزئی

به مدت زمانی اطلاق میشود که حق بیمه آن حسب مقررات قانونی وقت (لیست یا بازرسی) صرفا جهت استفاده ازحمایت درمان در زمان خود بر اساس نرخ های 5%، 5‏/8% ،9% و11% پرداخت است و تبدیل آن به سوابق کامل، مستلزم پرداخت مابه التفاوت حق بیمه توسط بیمه شده می باشد. (جدول پیوست شماره 2)

23- سوابق فاقد بازه تاریخی

سوابقی که بدلیل فقدان دوره و بازه زمانی علیرغم پرداخت حق بیمه متعلقه مطابق قوانین و مقررات، قابلیت نمایش در پایگاه سابقه را نداشته و در پایگاهی جداگانه به همین نام ذخیره و نگهداری می گردند. (مانند سوابق مازاد سنی قالی بافان، سنوات ارفاقی آموزش و پرورش استثنایی کشور و...) (جدول پیوست شماره3) همچنین می بایست سایر سوابقی که در سنوات گذشته به عنوان ارفاق در ارائه تعهدات بلندمدت لحاظ و مورد بهره برداری قرار گرفته و در پایگاه مستمریها نگهداری میگردد در پایگاه فوق الاشاره قابل مشاهده باشد (مانند سوابق ارفاقی سخت و زیان آور، سنوات ناشی از بخشنامه تعیین تکلیف مستمریها و...) دراین خصوص لازم است قابلیت مذکور حداکثر ظرف مهلت یکسال توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین در پایگاه سابقه ایجاد گردد.

فصل دوم : تولید و استخراج

.

تولید سوابق بر اساس اسناد مولد سابقه صورت میپذیرد که این اسناد دارای سیستم مولد سابقه یا فاقد سیستم مولد سابقه میباشند و برمبنای طرحهای مکانیزاسیون و سامان سوابق بیمه شدگان، نحوه تولید (ایجاد) و اصلاح در واحدهای اجرایی به دو دسته قبل از تاریخ مکانیزه و بعد از تاریخ مکانیزه تقسیم بندی می گردد.

24- اسناد دارای سیستم مولدسابقه

به اسنادی گفته میشوند که براساس آن و وفق ضوابط و مقررات، حق بیمه مربوطه پرداخت و از طریق سیستم نرم افزاری، سابقه مرتبط با آن تولید میگردد که عمده ترین آنها عبارتند از:

25- لیست و پرداخت حق بیمه

لیست های مزد، حقوق و پرداخت حق بیمه کارگاههای مشمول قانون تامین اجتماعی که از تاریخ 18‏/3‏/1328 تاکنون به روشهای متفاوتی شامل کاغذی (دستی)، دیسکت، لوح فشرده و الکترونیکی (اینترنتی) دریافت گردیده است که سوابق آنها بر اساس تاریخ مکانیزه شعب به دو گروه لیست های قبل ازمکانیزه با کدنوع سابقه «21» و لیست های جاری با کدنوع سابقه«01 » (کارکرد عادی لیست ) تفکیک و تولید شده است.

26- محاسبه پرونده مطالباتی

فصل سوم شناسایی، کنترل و احراز سوابق

کنترل ها

83- کنترل اطلاعات هویتی و تغییرات آن

لازم است کنترل اطلاعات هویتی بیمه شدگان شامل نمایه های اصلی هویتی با لحاظ تغییرات و کدملی در زمان تولید، اصلاح، بررسی و تایید سابقه مد نظر قرار گیرد.

.

کنترل های تولید سابقه می بایست در زمان تولید (سیستم های تولید کننده سابقه)، تغییر (سیستم های اصلاح سوابق) یا بررسی و تایید سابقه جهت بهره برداری بر روی سوابق بیمه شدگان صورت پذیرد.

84- کنترل سند و سابقه

با توجه به اینکه الزامی است به ازای هر رکورد سابقه، سندی متناظر با آن وجود داشته باشد بدیهی است برای هر نوع سابقه ای می بایست مطابقت بین سند تولید شده با سابقه ایجاد شده برقرار باشد در غیر اینصورت با توجه به نوع سند لازم است اقدامات ذیل صورت پذیرد:

اگر نوع سابقه، لیست باشد می بایست از طریق منوی پایگاه سابقه ‏‏‏/ پیمایش سند، اطلاعات لازم را وارد نموده و عملیات پیمایش را انجام داد اگر با این اقدام سابقه ایجادی در سوابق خام بیمه شده مشاهده نگردید لازم است با واحد تولید کننده سابقه مکاتبه گردد.
چنانچه نوع سابقه، از نوع سند تولید سابقه انفرادی باشد می بایست از طریق منوی سوابق ماهانه بیمه شدگان ‏‏‏/ پیمایش سند فردی سوابق، اطلاعات مورد نیاز را وارد و عملیات پیمایش را انجام داد که در این مرحله نیز اگر در سوابق خام بیمه شدگان، سابقه مد نظر رویت نگردد می بایست با واحد تولید کننده سابقه مکاتبه گردد.

فصل چهارم: بررسی و تایید سابقه

.

بررسی و تایید سابقه، به مجموعه ای از اقدامات شامل بررسی و کنترل، شناسایی، احراز و اعلام در جهت بهره برداری از سوابق اطلاق می گردد که انجام هریک از این فرآیندها نیاز به بررسی های تخصصی مختص به خود میباشند که بدون بهره برداری از سوابق میسر نمی گردد. لذا با توجه به نقش، اهمیت و تاثیر مستقیم سوابق پرداخت حق بیمه در ارائه کلیه خدمات سازمان از جمله تعهدات کوتاه مدت و بلند مدت، در زمان بررسی و تایید سابقه (اعلام سابقه) می بایست کنترلهای مربوطه در حداقل زمان ممکن (10 روز کاری ) صورت پذیرد. به همین منظور لازم است رعایت نکات ذیل مورد توجه کارشناسان و مسئولین حوزه نامنویسی و حسابهای انفرادی قرار گیرد.

101- انجام کنترل ها

انجام کنترل ها نظیر وضعیت سوابق از نظر کارا وغیرکارا، تداخل ها و هم پوشانی های مربوط به سوابق ایجاد شده و... (که در بخش کنترل ها به تفصیل به آن پرداخته شد) بر روی کلیه سوابق بیمه شده.

102- شناسایی سوابق

انجام فرایند شناسایی و بررسی و کنترل اطلاعات هویتی، تغییر شماره بیمه، تغییر هویتی، سوابق شماره های موقت و فرضی مطابق پیوست شماره 9 این دستورالعمل.

103- احراز سوابق

موخره

این دستورالعمل ضمن بازنگری در مفاد دستورالعمل های شماره 27 ساماندهی به شماره 111573‏/2044 مورخ 8‏/11‏/1385 ،34 ساماندهی به شماره 125531‏/5000 مورخ 28‏/11‏/ 1386، 36 ساماندهی به شماره 418‏/5011 مورخ 9‏/7‏/1387، 37 انتقال مکانیزه به شماره 6255‏/5011 مورخ 25‏/11‏/1389، 1‏/37 انتقال مکانیزه به شماره 1162‏/92‏/5011 مورخ 16‏/4‏/1392،40 سوابق به شماره 585‏/92‏/5011 مورخ 5‏/3‏/1392، 41 ساماندهی به شماره 586‏/92‏/5011 مورخ 5‏/3‏/1392، 1‏/41ساماندهی به شماره2190‏/93‏/5011مورخ9‏/7‏/1393، 6 خدمات نوین (رانندگان) به شماره11572‏/94‏/1000 مورخ3‏/11‏/1394 تهیه شده که از تاریخ صدور جایگزین دستورالعمل های مذکور می گردد.

مسئول حسن اجرای این دستورالعمل مدیران کل، معاونین، روسای اداره نامنویسی و حسابهای انفرادی، امور بیمه شدگان، مستمری ها و وصول حق بیمه ادارات کل استانها، روسا، معاونین و مسئولین ذیربط در شعب و شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین می باشد.

مصطفی سالاری

اسناد مرتبط

گردش عملیات صدور و ثبت کاربرگ سوابق

45-

واحد درخواست کننده می بایست نسبت به تکمیل فرم درخواست مجوز کاربرگ (پیوست شماره6) و اخذ دستور رییس‏‏‏/ معاون شعبه اقدام و پس از ثبت در دبیرخانه شعبه، اطلاعات فرم را در منوی مربوطه ثبت و ذخیره نماید که در این حالت به هر درخواست به طور سیستمی یک سریال اختصاص داده می شود.

46-

از آنجایی که حیطه دسترسی بر اساس شرح وظایف واحدها تعریف گردیده، لذا فرآیند ثبت، ایجاد، اصلاح، تایید اولیه، حذف، لغو و تایید نهایی توسط کاربران و مسئول واحد تولید کننده سابقه انجام، سپس مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی شعبه با اخذ مستندات دستی و تطابق درخواست و مستندات ارسالی با اطلاعات سیستم و دقت در نوع سابقه انتخابی، پارامترهای ثبت شده و دوره آن و در چارچوب ضوابط و مقررات سازمان، عملیات مربوطه را با استفاده از کلید «اعمال» تایید نموده که در این حالت موارد درخواستی در پایگاه سابقه لحاظ و قابل مشاهده خواهند بود.

47-

یک نسخه از فرم کاربرگ به همراه کلیه اسناد مرتبط با ایجاد آن، نظیر صورتجلسات کمیته های احتساب سوابق و بررسی صحت سوابق (دستوراداری 539‏/5000 مورخ 21‏/6‏/88 و دستورالعمل42 سوابق) و... می بایست علاوه بر نگهداری در پرونده فنی‏/ الکترونیک، در پرونده مطالباتی کارگاه (تا زمان تولید نرم افزار مربوطه) و در زونکنی جداگانه بایگانی گردد.

48-

گروهی از سوابق تولید شده به صورت کلی که براساس توافقنامه های ستادی پذیرفته شده (کارکنان بانک رفاه کارگران، راه آهن، ایران ایر و شرکت نفت و...) از طریق نرم افزار کاربرگ در پایگاه سوابق شعب اعمال شده اند.

تذکر1:

واحدهای متولی تولید سابقه (سیستم باجه دریافت و...) می بایست ترتیبی اتخاذ نمایند تا حداکثر 6 ماه پس از صدور این دستورالعمل سیستم های مولد سابقه جهت اسناد فاقد سیستم مولد ایجاد گردد. ضمنا امکان اصلاح سوابق از طریق سیستم های تولید کننده سابقه نیز میسر گردد.

سوابق رانندگان

49-

سوابق رانندگان از نظر زمان و نحوه تولید به سه گروه قبل از 1‏/4‏/1372، از 1‏/4‏/1372 تا 31‏/6‏/1380 و بعد از 31‏/6‏/1380 تقسیم بندی میگردد.

50-

در خصوص بررسی سوابق رانندگان قبل از 1‏/4‏/1372 در صورت وجود اعتراض به سوابق پرداخت حق بیمه، مدارک و مستندات بیمه شده مبنی بر اشتغال و پرداخت حق بیمه به اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی ارسال گردد.

سوابق رانندگان از 1‏/4‏/1372 تا 31‏/6‏/1380

51-

واحدهای اجرایی میبایست فرآیند درخواست سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان مربوط به بازه زمانی ذکر شده را از طریق سامانه خدمات بین شعب ‏- سامانه استعلام سوابق رانندگان مبتنی بر وب انجام دهند و این مهم لازم است توسط آخرین شعبه محل بیمه پردازی صورت پذیرد.

52-

واحدهای اجرایی موظفند در صورت مراجعه رانندگان و یا بازماندگان آنان و عدم آگاهی ازآخرین محل بیمه پردازی و یا شماره بیمه، با استفاده از سامانه هوشمند سوابق متمرکز(سامانه خدمات بین شعب)، نسبت به ارائه اطلاعات بیمه ای و راهنمایی لازم در خصوص درخواست سابقه پرداخت حق بیمه رانندگان وفق ضوابط و مقررات جاری اقدام نمایند.

53-

واحد های اجرایی مکلفند به هنگام مراجعه متقاضیان سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی با بررسی پرونده فنی و سایر مدارک مرتبط نسبت به احراز شغل رانندگی در بازه زمانی مربوطه اقدام و در صورت لزوم، درخواست سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی برای بیمه شده اخذ و حتی الامکان از ارسال درخواست های غیر ضروری و یا درخواست سابقه برای بیمه شدگانی که فاقد سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی می باشند، خودداری گردد.

54-

در صورتی که سوابق رانندگان قبلا طی مکاتبه با شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین از طریق منوی سوابق سایر شعب (سوابق غیر مکانیزه) در سیستم سبا ثبت گردیده میبایست ابتدا از طریق وب سرویس مذکور نسبت به ثبت درخواست و دریافت سوابق اقدام، سپس سوابق قبلی را حذف نمایند (از طریق منوی سوابق سایر شعب ، سوابق قبلی از حالت استخراج و تایید خارج گردد).

55-

تمامی درخواست هایی که توسط واحدهای اجرایی و از طریق سامانه موصوف ثبت گردیده اند به ستاد مرکز (اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی) واصل و پس از کنترل و تطبیق شماره بیمه و اطلاعات هویتی مندرج در درخواست ها با اطلاعات موجود در بانک اطلاعات بارنامه ‏/ صورت وضعیت رانندگان، سوابق مرتبط نیز مورد بررسی وپالایش قرار گرفته و پس از رفع خطاها و مغایرت های احتمالی، سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان به واحدهای اجرایی ارسال می گردد. در این مرحله واحدهای اجرایی می بایست مطابق سیستم مربوطه نسبت به دریافت سوابق اعلام شده و بهره برداری از آن اقدام نمایند.

نحوه رسیدگی اعتراض بیمه شدگان راننده دوره 1372‏-1380ناشی از صورت وضعیت مسافر و بارنامه به سوابق اعلام شده:

56-

در صورت اعتراض بیمه شده به سوابق اعلام شده، ارائه یک نسخه از اسناد بارنامه‏/صورت وضعیت های مسافربری که در همان دوره به شعبه ارسال گردیده، توسط بیمه شده الزامی بوده و بشرح ذیل اقدامات لازم انجام پذیرد:

57-

واحدهای اجرایی می بایست از وجود اسناد بارنامه ‏‏/ صورت وضعیت های مسافربری که در مهلت مقرر و قبل از مهر ماه سال 1380 توسط موسسات حمل و نقل بار و مسافر به شعب سازمان ارائه گردیده و نسخ های از آن نزد بیمه شده می باشد (نسخه مخصوص رانندگان)، اطمینان حاصل نموده و سپس به منظور تطابق اسناد نزد بیمه شده و اسناد ارائه شده به سازمان (در مهلت مقرر قانونی)، نسبت به دریافت ریز اسناد از اداره کل نامنویسی وحساب های انفرادی اقدام نمایند. دقت شود که اسناد ارائه شده مربوط به بازه زمانی 1‏‏/4‏‏/1372 لغایت 31‏‏/6‏‏/1380 و تماما ممهور به مهر راننده، خوانا و غیر مخدوش باشد.

58-

واحدهای اجرایی پس از بررسی و تطابق اسناد ارائه شده توسط بیمه شده با اسناد نزد سازمان (صورت ریز اعلام شده توسط اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی از طریق سامانه مذکور) در صورتی که مغایرتی از لحاظ تعداد اسناد و مبالغ حق بیمه های مندرج در اسناد مذکور مشاهده نشد، مراتب را به بیمه شده اعلام نمایند ولیکن چنانچه برخی از اسناد ارائه شده در همان دوره در سوابق بیمه شده منظور نشده باشد، می بایست مراتب را از طریق ادارات کل استانها به اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی منعکس تا وفق مقررات، اقدام لازم صورت پذیرد.

سوابق رانندگان بعد از 31‏/6‏/1380:

.

براساس قانون بیمه های اجتماعی حمل بار و مسافر بین شهری و ضوابط مربوطه اقدام میگردد.

تبدیل سوابق جزیی (نرخ جزیی)

64-

درخواست تبدیل سابقه جزیی به کامل می بایست از سوی بیمه شده به واحد امور بیمه شدگان آخرین شعبه محل پرداخت حق بیمه ‏/ نزدیک ترین شعبه محل سکونت ارائه گردد.

65-

اخذ درخواست تبدیل سابقه پرداخت حق بیمه جزیی به کامل صرفا برای بیمه شدگان (صرفنظراز اینکه در زمان تقاضا بیمه پرداز باشند) و تا قبل از قرار گرفتن در ردیف مستمری بگیران مجاز خواهد بود.

66-

پس از اخذ درخواست درصورتی که سابقه جزیی بیمه شده در شعبه محل ارائه درخواست موجود باشد، می بایست بدوا واحد نامنویسی و حساب های انفرادی سابقه مورد نظر را (از طریق منوی حساب های انفرادی‏‏ ساماندهی سوابق‏‏‏-ثبت لیست با نرخ های جزیی) در سیستم ثبت و تایید نموده تا متعاقب آن زمینه انجام سایر اقدامات مربوطه توسط واحد امور بیمه شدگان فراهم شود

67-

چنانچه سوابق پرداخت حق بیمه جزیی بیمه شده مربوط به سایر شعب باشد (اعم از یک یا چند شعبه) واحد امور بیمه شدگان می بایست بدوا مراتب را به واحد نامنویسی و حساب های انفرادی اعلام تا واحد اخیرالذکر سوابق جزیی را از سایر شعب درخواست نماید.

68-

شعبه ای که سوابق پرداخت حق بیمه جزیی در آن موجود است پس از دریافت استعلام سابقه می بایست نسبت به اعلام سابقه جزیی بیمه شده بصورت غیرمکانیزه به شعبه درخواست کننده اقدام نماید تا بر همین اساس امکان محاسبه مابه التفاوت حق بیمه دوره مربوطه به صورت غیر مکانیزه توسط شعبه اخیرالذکر (محل ارائه درخواست بیمه شده) و ابلاغ آن فراهم گردد.

69-

در صورت پرداخت مبلغ مابه التفاوت ناشی ازتبدیل سوابق جزیی به کامل در مهلت مقرر قانونی از سوی بیمه‏- شده، شعبه محل ارائه درخواست که نسبت به محاسبه و وصول مبلغ مابه التفاوت اقدام نموده است می بایست مراتب را طبق فرم شماره دو بخشنامه مربوطه (پیوست شماره 7) به شعبه اعلام کننده سابقه جزیی منعکس نماید تا شعبه اخیرالذکر سوابق کامل شده را از طریق منوی حسابهایانفرادی‏‏‏- ساماندهیسوابق–دفتر اسنادپرونده فنی و با کد 19 تحت عنوان «جزیی تبدیل شده به کلی» با رعایت ضوابط ثبت اسناد ساماندهی قبل از مکانیزه در سیستم ایجاد و به شعبه محل ارائه درخواست متقاضی ارسال نماید.

دفتر تغییر وضعیت سابقه (فعال و غیرکارا )

71-

همانطوری که در فصل تعاریف عنوان شد سوابق از نظر بهره برداری به دو نوع فعال و غیرکارا (انواع وضعیت سوابق غیر کارا به شرح جدول پیوست شماره 8) تقسیم بندی میگردند. به منظورتغییر وضعیت سوابق، دفتری به نام «دفتر تغییر وضعیت سوابق » طراحی گردیده که گردش کار و عملیات آن بشرح ذیل می باشد:

72-

در صورت ضرورت تغییر وضعیت سوابق از «غیر کارا» به «فعال» لازم است درخواست مورد نظر توسط واحد ذیربط (با توجه به نوع بهره برداری) ثبت و تایید و پس از تایید معاون یا مسئول شعبه و حسب مورد تایید اداره کل استان از طریق گزینه «اعمال»، سوابق تغییر وضعیت می یابد.

73-

چنانچه سوابق بیمه شدگان به دلایلی مانند ارسال لیست خلاف، سابقه غیر واقعی و احراز موضوع مطابق ضوابط دستورالعمل 42سوابق خارج از ضوابط و مقررات تامین اجتماعی تشخیص داده شود موضوع می بایست تا تعیین تکلیف نهایی ازطریق دستورالعمل 42 سوابق در دفتر تغییر وضعیت سوابق از «فعال» به «غیرکارا ناشی از تعلیق سوابق» با ذکر دلایل مربوطه در قسمت «توضیحات» دفتر ثبت و تایید و نهایتا توسط مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی از طریق گزینه «اعمال» سوابق غیرکارا گردد.

74- غیرکارا ناشی از تعلیق:

در مواردی که مطابق ضوابط و مقررات نیاز به حذف و یا اصلاح سوابق باشد لازم است صرفا تا صدور حکم مراجع قضایی و یا قطعیت حکم و تعیین تکلیف آن، سوابق مذکور در زمره سوابق غیر کارا ناشی از تعلیق سوابق قرار گیرد .بدیهی است واحدهای اجرایی مکلفند در سریعترین زمان ممکن نسبت به تعیین تکلیف اینگونه سوابق اقدام نمایند.

75-

امکان تبدیل، تغییر و یا ادغام شماره بیمه و اصلاحات معمول برای سوابق غیرکارا وجود ندارد.

تذکر:

باتوجه به اهمیت وضعیت سوابق، واحدهای اجرایی می بایست دقت نظر لازم در تبدیل وضعیت سوابق غیر کارا به فعال را مد نظر قرار دهند.

نکات مهم

76-

اصلاح وضعیت سوابق غیرکارا ناشی از برقراری مستمری‏/ تعلیق به فعال، می بایست با مجوز اداره کل استان و ضبط مدارک در پرونده فنی‏/ الکترونیک فرد صورت پذیرد.

77-

چنانچه در زمان بررسی و اعلام سابقه مشخص گردد سوابق بیمه شده ای که قبلا مستمری بگیر (بازنشسته، ازکارافتاده کلی و بازماندگان) شده، بنابر دلایلی هنوز غیرکارا نگردیده می بایست بلافاصله نسبت به غیرکارا نمودن آن اقدام گردد.

100-

اصول کلی تلفیق سوابق بیمه شدگان در سطح یک کارگاه

1‏-100‏-

عملیات تلفیق سوابق کارگاهی بایستی به صورت ماهانه باشد.

2‏-100‏-

حاصل جمع سوابق تلفیقی درشش ماهه اول هر سال نباید از 186 روز (به ازای هر ماه 31 روز) و در شش ماهه دوم هر سال از 180 روز (به ازای هر ماه 30 روز) بیشتر باشد. در اسفند سال کبیسه 30 و غیر کبیسه 29 روز که در شش ماهه دوم در سال غیر کبیسه 179 روز خواهد شد.

3-100-

چنانچه کارکرد بیمه شده در هر ماه مستند به لیست پرداخت حق بیمه کامل باشد، دیگر نیازی به تلفیق کارکرد مزبور با سایر سوابق نمی باشد.

4-100-

در صورتی که در یک ماه برای بیمه شده ای بیش از یک لیست در یک کارگاه ثبت شده باشد لازم است، روزهای کارکرد با رعایت تاریخ ترک کار بیمه شده در لیست های ارسالی جمع جبری و سپس تلفیق گردد.

5-100-

کلیه سوابق تولید شده توسط سیستم های جاری در واحدهای اجرایی، قبل از ذخیره شدن در فایل سوابق بیمه شدگان به صورت بازه تقویمی تجزیه می شود.

6-100-

برای هر بیمه شده بایستی ابتدا سابقه مستند به لیست یا مستند به فرم های 1‏‏‏/3 و 6 مربوط به همان ماه مشخص و سپس با سوابق بیماری، بارداری، بیکاری و ... مربوط به همان ماه و همان کارگاه ترکیب و جمع شود.

7-100-

زمان تلفیق سوابق مستند به لیست ماهانه کارگاه، فرمهای 1‏‏‏/3 و6، سوابق مستند به پرونده فنی بیمه شده (بیماری، بارداری، بیکاری و...) برای هر یک از بیمه شدگان پس از اتمام عملیات تجزیه سوابق هر یک از موارد فوق در کارگاه مورد نظر میباشد.