1‏‏-10) از دستورالعمل اجرائی آئین نامه هیأت های تشخیص مطالبات (1396/09/05)

دبیران هیأت های تشخیص مطالبات به عنوان نمایندگان امین و مورد وثوق اعضاء از میان نیروهای مورد اعتماد، مستعد وکارآمد شاغل در واحدهای بیمه ای سازمان انتخاب می شوند و موظف به انجام اقدامات اولیه ذیل جهت برگزاری جلسات می باشند:

      ‏‏-    اخذ احکام و اطلاعات کامل اعضاء هیأت به منظور تشکیل پرونده و ارتباط و هماهنگی جهت حضور درجلسات؛

      ‏‏-    ابلاغ وقت برگزاری جلسات به اعضاء پس ازهماهنگی با مسئولین ذیربط.

      ‏‏-    در اختیار قراردادن فرم اعتراض به کارفرما و اخذ آن جهت تعیین وقت وتخصصیص نوبت رسیدگی.

-         اخذ پرونده های مورد اعتراض و بررسی و حصول اطمینان از تکمیل پرونده های مطالباتی و رفع نقایص احتمالی.

-         تهیه و استخراج خلاصه چگونگی شکل گیری بدهی پرونده مطالباتی جهت ارائه به اعضاء هیأت.

-         تلخیص و ارائه مکتوب دلایل اعتراض کارفرما به مورد مطالبه به منظور ارائه به اعضاء هیأت.

-         شناسائی کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی در هنگام تشکیل جلسات.

-         اخذ لایحه دفاعیه کارفرما و تطبیق مدارک اصلی با تصویر آن جهت ارائه به اعضاء هیأت.

-         تهیه پیش نویس اولیه صورتجلسه رای و اخذ امضاء پس از انشاء آن توسط اعضاء وثبت آن درسیستم مکانیزه.

-         اخذ امضاء مجدد اعضاء در ذیل صورتجلسات چاپ شده و ثبت آراء مذکور در دفتر شعبه و اعاده آن به همراه پرونده مطالباتی و لایحه دفاعیه و مدارک ارائه شده توسط کارفرما در جلسه هیات بدوی تشخیص مطالبات به مسئولین ذیربط و تهیه ارسال آمار عملکرد هیأت.